Sehr geehrte Vertreter/innen,

zu der am

01. Dezember 2020

stattfindenden virtuellen Vertreterversammlung im schriftlichen Verfahren laden wir Sie herzlich ein. Das Verfahren wird im begleitenden Anschreiben erläutert.

Tagesordnung:

1. Vorlage der zusammengefassten Prüfungsergebnisse des Verbandes der Wohnungs- und Immobilienwirt­schaft Rheinland Westfalen e.V., Düsseldorf, für die Geschäftsjahre 2018 und 2019 nebst ergänzender Erklärung (Anlage 1a bis 1c)
2. Vorlage des Geschäftsberichtes des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2019 einschließlich Lagebericht, Jahresabschluss und Vorschlag zur Gewinnverwendung (Anlage 2)
3. Bericht des Aufsichtsrates über seine eigene Tätigkeit im Jahre 2019 (Anlage 3)
4. Information des Aufsichtsrates zur Feststellung des Jahresabschlusses 2019 (Anlage 4)
5. Beschlussfassung über
   a) Verteilung des Bilanzgewinns 2019
   b) Entlastung des Vorstandes
   c) Entlastung des Aufsichtsrates
      (Nach Ablauf der Erörterungsfrist werden wir den Abstimmungsbogen mit den Beschlussvorschlägen am 20.11.2020 versenden)  

Den Geschäftsbericht für das Geschäftsjahr 2019 einschließlich Lagebericht, Jahresabschluss und Bericht des Aufsichtsrates haben wir Ihnen bereits mit Schreiben vom 25.05.2020 zur Verfügung ge­stellt. Sollten Sie diesen nicht mehr zur Hand haben, können wir Ihnen bei Bedarf ein Exemplar zur Verfü­gung stellen. Alternativ können Sie den Geschäftsbericht auch von unserer Homepage runterladen (www.schwelmer-wohnen.de/aktuelles/vertreterversammlung2020).

Bestimmungsgemäß liegt dieser Bericht in den Geschäftsräumen der
Schwelmer & Soziale Wohnungsgenossenschaft eG
bis zum Tage der Vertreterversammlung aus.

Mit freundlichem Gruß

SCHWELMER & SOZIALE
Wohnungsgenossenschaft eG

Lothar Feldmann
– Aufsichtsratsvorsitzender –

Sehr geehrte Vertreterinnen und Vertreter,

zunächst hoffen wir, dass Sie und Ihre Familie wohlauf sind und es Ihnen gut geht.

Einer langjährigen Tradition folgend, sollte unsere Vertreterversammlung im Juni 2020 statt­finden. So war unsere Planung, die spätestens ab dem 18. März 2020 mit der Ansprache der Bundeskanzlerin zu Makulatur wurde. Seither hat uns die COVID-19-Pandemie fest im Griff und hat unser Alltagsleben in einer vorher nicht vorstellbaren Art und Weise verändert. Vor diesem Hintergrund hatten Aufsichtsrat und Vorstand gemeinsam entschieden, die Vertreter­versammlung auf einen noch nicht näher bestimmten Zeitpunkt in das 2. Halbjahr 2020 zu verschieben und die weitere Entwick­lung zu beobachten. Hierüber hatten wir Sie mit Schreiben vom 25.05.2020 informiert, ebenso wie über die ausnahmsweise beabsichtigte Feststellung des Jahresab­schlus­ses durch den Aufsichtsrat im Rahmen der Ausnahmeregelung im Gesetz zur Abmil­derung der Folgen der Covid-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafver­fahrens­recht. Außerdem hatten wir Ihnen zugesagt, die Rahmenbedingun­gen für Versamm­lungs­mög­lichkeiten laufend zu prüfen und Sie rechtzeitig anzusprechen, soweit eine Entscheidung über die Durchführung der Vertreterversammlung getroffen wurde. Wir hatten auch schon darauf hingewiesen, dass abhängig von der Risikolage gegebenen­falls alternativ die Möglichkeit von Beschlussfassungen im Rahmen eines schriftlichen Ver­fahrens geprüft werden muss.

Die Coronaschutzverordnung des Landes NRW wird abhängig vom Infektionsgeschehen regelmäßig auch in kurzen Abständen angepasst. Nachdem Versammlungen zwischenzeitlich unter bestimmten Auflagen und mit begrenzter Teilnehmerzahl grundsätzlich wieder zulässig waren, sind in der aktuellen Coronaschutzverordnung vom 30.10.2020 Veranstaltungen und Versammlungen, für die es keine gesonderten Regelungen gibt, bis zum 30. November 2020 untersagt. Sitzungen von rechtlich vorgesehenen Gremien öffentlich-rechtlicher und privat­rechtlicher Institutionen, Gesellschaften, Parteien oder Vereine mit mehr als zwanzig, aber höchstens 250 Personen in geschlossenen Räumen bedürfen dabei der Zulassung durch die zuständigen Behörden. Voraussetzung ist allerdings, dass die Sitzung aus triftigem Grund im Monat November 2020, in Präsenz und mit der vorgesehenen Personenzahl durchgeführt werden muss. Diese Voraussetzungen sehen wir bei uns nicht gegeben. Welche Regelungen dann ab Dezember gelten werden, kann überhaupt nicht vorhergesagt werden. 

Vorstand und Aufsichtsrat der Schwelmer & Soziale Wohnungsgenossenschaft eG haben die Lage mehrfach und intensiv analysiert und kommen nach jetzigem Kennt­nisstand – auch in Fürsorge für Risikogruppen unter unseren Vertretern – zum Ergeb­nis, dass eine normale Ver­sammlung (Präsenzversammlung) in 2020 nicht so durch­geführt werden kann, dass gesund­heitliche Risiken für die Teilnehmer ausgeschlossen werden können. Ein Verzicht auf die Ein­haltung der Mindestabstände käme dabei ungeachtet gesetzlicher Regelungen für uns ohne­hin nicht in Frage. Der Schutz der Gesundheit und damit auch Ihre Sicherheit ist für uns das wichtigste Gut. Bei unserer Ent­scheidung haben wir auch berücksichtigt, dass das Infektions­geschehen in Deutschland einen sehr dynamischen Anstieg verzeichnet, der auch den Ennepe-Ruhr-Kreis zum Corona-Risikogebiet macht. Hier wurden in der Regel über die geltenden gesetzlichen Regelungen hinaus auf kommunaler Ebene zusätzliche individuelle Maßnahmen zur Reduzierung des Infektionsgeschehens ergriffen. Davon hatte auch der Ennepe-Ruhr-Kreis mit Allgemeinverfügungen Gebrauch gemacht. Eine verlässliche Prog­nose der Gefährdungssitu­ation zum Zeitpunkt einer geplanten Vertreterversammlung ist aus heutiger Sicht unmöglich, insbesondere da wir in der Vorbereitung der Versammlung eine Vor­laufzeit von mindestens 6 Wochen brau­chen. Auch die Vor­kehrungen zur Einhaltung der Hygiene- und Infektionsstan­dards, zur Steu­erung des Zutritts und zur Gewäh­rung eines Mindestab­stands von 1,5 m wäre bei möglicher­weise über 100 Teilnehmern in der räumlichen Planung und sicheren Umsetzung unserer Ver­treterversammlung mit Unsicherheiten verbun­den. Inwieweit dann zum geplanten Zeitpunkt der Versamm­lung Versammlungen wieder zulässig sind und welche neuen gesetzlichen Beschrän­kungen oder kommunale Auflagen dann bestehen, kann ebenfalls nicht vor­her­gesagt werden. Nicht zuletzt besteht auch das Risiko einer kurzfristigen Absage der Vertreterversammlung aufgrund eines veränderten Infektionsgeschehens. Im Ergebnis ist für eine Präsenzversammlung der Vertreter in die­sem Jahr keine Planungssicherheit gegeben.

Vor diesem Hintergrund haben Aufsichtsrat und Vor­stand in ihrer gemeinsamen Sitzung am 27.10.2020 in einer sorgfältigen Risiko­ab­wägung jeweils einstimmig abschließend entschie­den, die Vertreterver­samm­lung 2020 im Wege der virtuellen Ver­sammlung im schriftlichen Verfahren durchzu­führen. Diese Möglichkeit wurde vom Gesetz­geber im Rahmen der Ausnah­meregelung im Gesetz zur Abmilde­rung der Folgen der Covid-19-Pandemie im Zivil-, Insol­venz- und Strafver­fahrensrecht geschaffen. Wir sind überzeugt, mit dieser Entscheidung auch verantwortlich in Ihrem Sinne zu handeln und sehen damit die demokratischen Grundrechte mit der Einbin­dung möglichst vieler Vertreter in die Beschluss­entscheidungen am besten gewähr­leistet.

Diese Entscheidung ist uns sehr schwer gefallen, denn natürlich würden wir Sie viel lieber zur Versammlung persönlich begrüßen und Ihnen in diesem Rahmen auch unseren herzlichen Dank für Ihr Engagement für die Genossenschaft und ihre Mitglieder aussprechen. Wir haben aber im Rahmen des schrift­lichen Verfahrens alles so eingerichtet, dass Ihre Rechte als Ver­treter der Genossen­schaft sichergestellt werden. Außerdem haben wir die Vorgehensweise mit unserem Prüfungsverband abgestimmt. Wir erklären Ihnen nachfolgend das Ver­fahren, das am ehesten noch mit der bekannten Brief­wahl verglichen werden kann.

Als Anlage zu diesem Schreiben finden Sie die Einladung mit der Tagesordnung nebst An­lagen.

Die Tagesordnung enthält auch die Punkte, die noch im Jahr 2020 entschieden werden sollten und über die in der virtuellen Vertreterversammlung schriftlich mittels Abstim­mungsbogen ab­ge­stimmt wird.

Auf die Durchführung der Aufsichtsratswahlen im schriftlichen Verfahren haben wir bewusst verzichtet, da die Aufsichtsratsmitglieder auch nach Ablauf ihrer satzungsgemäßen Amtszeit in Verbindung mit den Bestim­mungen der Ausnahmeregelung im Gesetz zur Abmilderung der Folgen der Covid-19-Pande­mie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht bis zur Durch­führung der Wahl im Amt ver­bleiben und somit aus unserer Sicht hier kein unmittelbarer Hand­lungsbedarf besteht. Die Wahlen im nächsten Jahr sollen für diese Aufsichtsratsmandate dann für den verbleibenden Rest der dreijährigen Amtsdauer erfolgen.  

Wenn Sie Fragen haben, Meinungen äußern wollen, Anträge stellen oder eine Aus­kunft begehren, haben Sie vom Erhalt dieser Einladung bis zum Ablauf des 18.11.2020 Zeit dafür. Richten Sie Ihre Fragen etc. per E-Mail an versamm­lung2020@schwelmer-wohnen.de, per Post an die Genossenschaft oder rufen Sie uns unter 02336/919352 an.

Wir werden alle Vertreter schriftlich am 20.11.2020 über die eingegangenen Wortbei­träge, Anträge, Fragen und Ant­worten per Post zusammen mit dem Versand der Abstim­mungsbögen informieren.

Nehmen Sie Ihr Informationsrecht bitte wahr. Den Geschäftsbericht 2019 mit dem Jah­resab­schluss, Lagebericht, Bericht des Aufsichtsrates und Vorschlag zur Gewinn­ver­wendung hatten wir Ihnen bereits mit Schreiben vom 25.05.2020 zur Verfügung gestellt. Sollten Sie diesen nicht mehr zur Hand haben, können wir Ihnen bei Bedarf ein Exemplar zur Verfügung stellen. Alternativ können Sie den Geschäfts­be­richt auch von unserer Homepage runterladen (www.schwelmer-wohnen.de/aktuelles/vertreterversammlung2020). Wesentliche Infor­matio­nen haben wir in der gebotenen Kürze für Sie als Anlage zur Tagesordnung zusammen­ge­fasst. Die zusam­men­gefassten Prüfungsergebnisse des Verbandes der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft Rheinland Westfalen e.V. für die Jahre 2018 und 2019 fügen wir nebst einer ergänzenden Erklärung in Kopie bei. 

Wir bitten Sie: Üben Sie Solidarität gegenüber unserer Genossenschaft und unseren Mitglie­dern aus, in dem Sie sich mit großer Mehrheit an der virtuellen Vertreterver­sammlung im schriftlichen Ver­fahren beteiligen.

Nach Ablauf der vorstehend genannten Erörterungsfrist lassen wir Ihnen den Abstim­mungs­bogen mit gesonderter Post zukommen. Bitte merken Sie sich bereits jetzt den 01.12.2020 (Abgabefrist bis 24:00 Uhr) als Abgabe­termin vor.

Nachfolgend haben wir zur besseren Übersicht die für Sie wesentlichen Termine in einem Zeitplan dargestellt:

Zeitlicher Ablauf der virtuellen Vertreterversammlung im schriftlichen Verfahren

Einberufung der Versammlung

03.11.2020

1. Einladung zur Versammlung per Post an die Vertreter

• Erläuterung des Verfahrens und der maßgeblichen Fristen
• Tagesordnung
• Mitteilung über Tag der Versammlung
• Übersendung Informationen
• Hinweis auf Frage- und Antragsrecht per Post, E-Mail und Telefon sowie die einzuhaltende Frist unter Benennung des konkreten Tags des Fristablaufs

Erörterungsphase

04.11.-18.11.2020

2. Möglichkeit der Vertreter, Fragen und Anträge per Post, E-Mail und Telefon zu stellen

Abstimmungsphase

20.11.2020

3. Übersendung des Abstimmungsbogens per Post an die Vertreter

• Hinweise zu Abstimmungszeit
• Information zu Fragen/Antworten

01.12.2020

4. Tag der Versammlung
(Eingang der Abstimmungsbögen bei der Genossenschaft bis 24:00 Uhr)

Feststellungsphase

02.12.2020

5. Auszählung der Abstimmungsbögen nach Ablauf des Tages der Versammlung

03.12.2020

6. Niederschrift der Versammlung

04.12.2020

7. Information der Vertreter über die Ergebnisse der Versammlung per Post

Sollten Sie Fragen haben, sprechen Sie uns bitte an. Wir sind gerne für Sie da.

Mit freundlichem Gruß

SCHWELMER & SOZIALE
Wohnungsgenossenschaft eG

Lothar Feldmann  [Aufsichtsratsvorsitzender]
Berndt Erlenkötter [Vorstandsvorsitzender]

Vor dem Hintergrund der Einschränkungen von Versammlungsmöglichkeiten im Rahmen der COVID-19-Pandemie und der in diesem Zusammenhang beschlossenen Verschiebung der Vertreter­versammlung auf einen noch nicht bestimmten Termin hat der Auf­sichtsrat von der im Rahmen des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht geschaffenen Aus­nahmeregelung Gebrauch gemacht und die Feststellung des Jahresabschlusses in seiner Sitzung am 16.06.2020 beschlossen.  

Der Geschäftsbericht, der Lagebericht und der Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2019 mit dem Bericht des Aufsichtsrates ist in den Geschäftsräumen der  

Schwelmer & Soziale Wohnungsgenossenschaft eG
Obermauerstraße 7 - 9, 58332 Schwelm

ausgelegt. Eine Einsichtnahme kann nach vorheriger Terminvereinbarung erfolgen.

Der Beschluss über die Gewinnverwendung bleibt gesetzlich der Vertreterversammlung vorbehalten. Die Festlegung und darauf basierende Zahlung einer Dividende kann daher auch grundsätzlich erst nach Beschlussfassung durch die Vertreterversammlung erfolgen. 

Schwelmer & Soziale
Wohnungsgenossenschaft eG

Lothar Feldmann
(Aufsichtsratsvorsitzender)

Geschäftsbericht 2019