Sehr geehrte Vertreter/innen,

zu der am

30. November 2021

stattfindenden virtuellen Vertreterversammlung im schriftlichen Verfahren laden wir Sie herzlich ein. Das Verfahren wird im begleitenden Anschreiben erläutert.

Tagesordnung:

1. Vorlage des zusammengefassten Prüfungsergebnisses des Verbandes der Wohnungs- und Immobilienwirt­schaft Rheinland Westfalen e.V., Düsseldorf, für das Geschäftsjahr 2020 nebst ergänzender Erklärung (Anlage 1a bis 1b)
2. Vorlage des Geschäftsberichtes des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2020 einschließlich Lagebericht, Jahresabschluss und Vorschlag zur Gewinnverwendung (Anlage 2)
3. Bericht des Aufsichtsrates über seine eigene Tätigkeit im Jahre 2020 (Anlage 3)
4. Information des Aufsichtsrates zur Feststellung des Jahresabschlusses 2020 (Anlage 4)
5. Beschlussfassung über
   a) Verteilung des Bilanzgewinns 2020
   b) Entlastung des Vorstandes
   c) Entlastung des Aufsichtsrates
   Nach Ablauf der Erörterungsfrist werden wir den Abstimmungsbogen mit den Beschlussvorschlägen am 19.11.2021 versenden.

Den Geschäftsbericht für das Geschäftsjahr 2020 einschließlich Lagebericht, Jahresabschluss und Bericht des Aufsichtsrates haben wir Ihnen bereits mit Schreiben vom 25.05.2021 zur Verfügung ge­stellt. Sollten Sie diesen nicht mehr zur Hand haben, können wir Ihnen bei Bedarf ein Exemplar zur Verfü­gung stellen. Alternativ können Sie den Geschäftsbericht auch von unserer Homepage runterladen (www.schwelmer-wohnen.de/aktuelles/vertreterversammlung2021).

Bestimmungsgemäß liegt dieser Bericht in den Geschäftsräumen der Schwelmer & Soziale Wohnungsgenossenschaft eG bis zum Tage der Vertreterversammlung aus.

Mit freundlichem Gruß

SCHWELMER & SOZIALE
Wohnungsgenossenschaft eG

Lothar Feldmann
– Aufsichtsratsvorsitzender –

Sehr geehrte Vertreterinnen und Vertreter,

zunächst hoffen wir, dass Sie und Ihre Familie wohlauf sind und es Ihnen gut geht.

Mit Schreiben vom 25.05.2021 hatten wir Sie darüber informiert, dass wir die ursprünglich im Juni geplante Vertreter­versammlung 2021 aufgrund der bestehenden Einschränkungen im Rahmen der Covid-19-Pandemie voraussichtlich in den späten Herbst 2021 verschieben und bis dahin die weitere Entwicklung beobachten werden. Ebenso hatten wir angekündigt, dass der Aufsichtsrat beabsichtigt, den Jahresabschluss im Rahmen einer gesetzlichen Aus­nahmeregelung selbst festzustellen. Die Mög­lichkeit hierzu hat der Gesetzgeber als Aus­nahmeregelung im Gesetz über Maßnahmen im Gesell­schafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der Covid-19-Pandemie geschaffen und diese zuletzt im September bis zum 31.08.2022 verlängert. Den Beschluss zur Feststellung des Jahresabschlusses 2020 hat der Aufsichtsrat in seiner Sitzung am 22.06.2021 einstimmig gefasst, so dass die Auszahlung der Auseinandersetzungsgut­haben bestimmungsgemäß vor dem 30.06.2021 erfolgen konnte.

Aufsichtsrat und Vorstand haben sich im Weiteren laufend und intensiv damit beschäftigt, wann und in welcher Form die Durchführung der Vertreterversammlung 2021 erfolgen kann. Grundsätzlich waren wir im Mai noch davon ausgegangen, die Versammlung vor dem Hinter­grund des zu erwartenden Impf­fortschrittes im Herbst unter weitgehend „normalen“ Umstän­den wieder in Präsenz durchführen zu können. Heute müssen wir feststellen, dass das Infek­tionsgeschehen noch nicht unter Kontrolle ist und deshalb das öffentliche Leben weiter Rest­riktionen unterliegt. Bedingt durch die noch immer große Zahl ungeimpfter Personen und zunehmender Kontakte in Innenräumen, erwartet das Robert-Koch-Institut (RKI) für den Herbst und Winter einen erneuten Anstieg der Fallzahlen. 

Vor diesem Hintergrund hatten Aufsichtsrat und Vorstand bei einer Entscheidung über die Durchführung der Vertreterversammlung, insbesondere die Bewertung von gesundheitlichen Risiken, Planungssicher­heit sowie Umstände einer Präsenzversammlung sorgfältig abzu­wägen. Im Ergebnis haben Aufsichtsrat und Vorstand in ihrer Sitzung zuletzt am 26.10.2021 jeweils einstimmig entschieden, die Vertre­terversamm­lung dieses Jahr noch ein­mal virtuell im schriftlichen Verfahren durchzuführen. Die aus­stehenden Auf­sichtsratswahlen sollen dann in einer Präsenzversammlung im Juni nächsten Jahres nachgeholt werden.

Folgende Gründe haben dabei den Ausschlag für diese Entscheidung gegeben:

• Die Entwicklung des Infektionsgeschehens bis zur Durchführung der Versammlung ist schwer vorherzusehen. Insgesamt überwiegt allerdings die Einschätzung, dass auf­grund der noch großen Zahl ungeimpfter Personen und der Verlagerung des Lebens in Innenräume im Herbst/Winter ein erneuter Anstieg der Infektionen zu erwarten ist. Diese Sicht teilt das RKI in ihrer aktuellen Risikoeinschätzung und empfiehlt, die be­kannten Hygiene- und Abstandsregeln einzuhalten, unnötige enge Kontakte zu redu­zieren und Situationen insbesondere in Innen­räumen, bei denen sogenannte Super-Spreading-Events auftreten können, möglichst zu meiden. Der aktuelle bundesweite Anstieg des Infektionsgeschehens bestätigt leider diese Ein­schätzung. Vor dem Hintergrund bishe­riger Kenntnisse über möglicherweise nachlassenden Impf­schutz, Impfdurchbrüchen und Testunsicherheiten können gesundheitliche Risiken bei der Ansammlung von Menschen insbesondere in Innenräumen – auch bei Beschränkung der Teil­nehmer auf geimpfte/genesene/getestete Personen (3G-Regel) – nicht vollständig ausge­schlos­sen werden. Mit der Entscheidung zur Durchführung der Vertreterversammlung im schriftlichen Verfahren wollen wir die Gesundheit aller Versammlungsteilnehmer schützen und niemanden aus Sorge vor Infektionsrisiken ausgrenzen. Mit dem schrift­lichen Verfahren bieten wir jedem Vertreter eine einfache und risikolose Teilnahme an der Versammlung. Die Teil­nahmequote von 85% im schriftlichen Verfahren des ver­gangenen Jahres bestätigt, dass dies auch sehr gut angenommen wurde.
   
• Die Coronaschutzverordnung NRW wird abhängig von der Entwicklung der Corona­pandemie regelmäßig auch in kurzen Abständen angepasst. Allein in 2021 hat es im Durchschnitt jeden Monat fast 4 Änderungen gegeben. In der Coronaschutzverordnung sind unter anderem auch die Rahmenbedingungen für Versammlungsmöglichkeiten geregelt. Aktuell dürfen an einer Ver­anstaltung in Innenräumen nur Personen teilnehmen, die den Nach­weis erbringen, dass sie geimpft, genesen oder getestet sind. Dies ist vom Veranstalter sorgfältig zu prüfen. Rechtliche Unsicherheiten können dabei nicht sicher ausgeschlos­sen werden. Welche Regelungen dann zum Zeitpunkt der Versammlung gelten, kann aus heutiger Sicht nicht vorhergesagt werden.  Die Durchführung der Vertreterver­sammlung erfordert aber in der Planung eine entsprechende Vorlaufzeit, so dass hier keine ausreichende Planungssicherheit gegeben ist. Nicht zuletzt besteht auch das Risiko einer kurzfristigen Absage der Vertreterversammlung aufgrund verän­derter Infektions- oder Verordnungslage.
   
• Ungeachtet der aktuellen gesetzlichen Vorgaben zu den Rahmenbedingungen einer Versamm­lung haben Vorkehrungen zur Einhaltung von Hygiene- und Infektionsschutz­konzepten für uns eine hohe Priorität. Das bedeutet, dass wir unter anderem auch die Einhaltung von Abstands­regeln zwischen den Teilnehmern sicherstellen wollen.  Dies ist bei möglicherweise über 100 Teilnehmern allein in der räumlichen Frage aus Sicht von Aufsichtsrat und Vorstand nicht mit vertretbarem Aufwand zu realisieren. Die Ver­sammlung würde zudem leider auch in anderen Punkten nicht unseren üblichen Rahmenbe­dingungen entsprechen können.

Wir sind überzeugt, mit dieser Entscheidung auch verantwortlich in Ihrem Sinne zu handeln und sehen damit die demokratischen Grundrechte mit der Einbin­dung möglichst vieler Vertre­ter in die Beschluss­entscheidungen am besten gewähr­leistet.

Diese Entscheidung ist uns sehr schwer gefallen, denn natürlich würden wir Sie viel lieber zur Versamm­lung persönlich begrüßen und Ihnen in diesem Rahmen auch unseren herzlichen Dank für Ihr Engage­ment für die Genossenschaft und ihre Mitglieder aussprechen. Wir haben aber im Rahmen des schrift­lichen Verfahrens alles so eingerichtet, dass Ihre Rechte als Ver­treter der Genossen­schaft sichergestellt werden. Außerdem haben wir zusätzlich die Vor­gehensweise mit unserem Prüfungsverband abge­stimmt. Es handelt sich um das gleiche bewährte Verfahren, welches Sie aus dem vergangenen Jahr kennen. Wir erläutern Ihnen nachfolgend noch mal das Ver­fahren, das am ehesten mit der bekannten Brief­wahl verglichen werden kann.

Als Anlage zu diesem Schreiben finden Sie die Einladung mit der Tagesordnung nebst An­lagen.
Die Tagesordnung enthält auch die Punkte, die noch im Jahr 2021 entschieden werden sollten und über die in der virtuellen Vertreterversammlung schriftlich mittels Abstim­mungsbogen ab­ge­stimmt wird.

Auf die Durchführung der Aufsichtsratswahlen im schriftlichen Verfahren haben wir bewusst verzichtet, da die Aufsichtsratsmitglieder auch nach Ablauf ihrer satzungsgemäßen Amtszeit in Verbindung mit den Bestim­mungen der Ausnahmeregelung im Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossen­schafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der Covid-19-Pande­mie bis zur Durch­führung der Wahl im Amt ver­bleiben. Die Wahlen sind dann im nächsten Jahr nachzuholen. Die Wahlen für die Aufsichtsratsmandate aus den nachzuholenden Wahlen 2020 und 2021 sollen aus unserer Sicht dann jeweils für den verbleibenden Rest der dreijährigen Amts­dauer erfolgen. Damit würde unser ursprünglicher Turnus mit der jährlichen Wahl von einem Drittel der Mitglieder des Aufsichtsrates wieder eingesetzt. Dies bedarf satzungsbedingt allerdings eines vorheri­gen Beschlusses der Vertreterversammlung mit einer Dreiviertelmehrheit. Auch wenn damit im Ergebnis der vollständige Aufsichtsrat in 2022 in drei unterschiedlichen Wahlgängen zur Wahl steht, halten wir die Durchführung von Aufsichtsratswahlen in einer Präsenzveranstaltung im Sinne einer Chancen­gleichheit aller Kandidaten für sinnvoll und geboten.

Wenn Sie Fragen haben, Meinungen äußern wollen, Anträge stellen oder eine Aus­kunft begehren, haben Sie vom Erhalt dieser Einladung bis zum Ablauf des 17.11.2021 Zeit dafür. Richten Sie Ihre Fragen etc. per E-Mail an versammlung2021@schwelmer-wohnen.de, per Post an die Genossen­schaft oder rufen Sie uns unter 02336/919352 an.

Wir werden alle Vertreter schriftlich am 19.11.2021 über die eingegangenen Wortbei­träge, Anträge, Fragen und Ant­worten per Post zusammen mit dem Versand der Abstim­mungsbögen informieren.

Nehmen Sie Ihr Informationsrecht bitte wahr. Den Geschäftsbericht 2020 mit dem Jah­resab­schluss, Lagebericht, Bericht des Aufsichtsrates und Vorschlag zur Gewinn­ver­wendung hatten wir Ihnen bereits mit Schreiben vom 25.05.2021 zur Verfügung gestellt. Sollten Sie diesen nicht mehr zur Hand haben, können wir Ihnen bei Bedarf ein Exemplar zur Verfügung stellen. Alternativ können Sie den
Geschäfts­be­richt auch von unserer Homepage runterladen (www.schwelmer-wohnen.de/aktuelles/vertreterversammlung2021). Wesentliche Infor­ma­tio­nen haben wir in der gebo­tenen Kürze für Sie als Anlage zur Tagesordnung zusammen­ge­fasst. Das zusam­men­gefasste Prüfungsergebnis des Verbandes der Wohnungs- und Immobi­lienwirtschaft Rheinland Westfalen e.V. für das Jahr 2020 fügen wir nebst einer ergänzenden Erklärung in Kopie bei. 

Wir bitten Sie: Üben Sie Solidarität gegenüber unserer Genossenschaft und unseren Mitglie­dern aus, in dem Sie sich an der virtuellen Vertreterver­sammlung im schriftlichen Ver­fahren beteiligen!

Nach Ablauf der vorstehend genannten Erörterungsfrist lassen wir Ihnen den Abstim­mungs­bogen mit gesonderter Post zukommen. Bitte merken Sie sich bereits jetzt den 30.11.2021 (Abgabefrist bis
24:00 Uhr) als Abgabe­termin vor.

Nachfolgend haben wir zur besseren Übersicht die für Sie wesentlichen Termine in einem Zeitplan dar­gestellt:

Einberufung der Versammlung
02.11.2021

1. Einladung zur Versammlung per Post an die Vertreter

• Erläuterung des Verfahrens und der maßgeblichen Fristen
• Tagesordnung
• Mitteilung über Tag der Versammlung
• Übersendung Informationen
• Hinweis auf Frage- und Antragsrecht per Post, E-Mail und Telefon sowie die einzuhaltende Frist unter Benennung des konkreten Tags des Fristablaufs

Erörterungsphase
03.11. - 17.11.2021

2. Möglichkeit der Vertreter, Fragen und Anträge per Post, E-Mail und Telefon zu stellen

Abstimmungsphase
19.11.2021

3. Übersendung des Abstimmungsbogens per Post an die Vertreter

• Hinweise zu Abstimmungszeit
• Information zu Fragen/Antworten

30.11.2021

4. Tag der Versammlung
(Eingang der Abstimmungsbögen bei der Genossenschaft bis 24:00 Uhr)

Feststellungsphase
01.12.2021

5. Auszählung der Abstimmungsbögen nach Ablauf des Tages der Versammlung

02.12.2021

6. Niederschrift der Versammlung

03.12.2021

7. Information der Vertreter über die Ergebnisse der Versammlung per Post

Sollten Sie Fragen haben, sprechen Sie uns bitte an. Wir sind gerne für Sie da.

Mit freundlichem Gruß

SCHWELMER & SOZIALE
Wohnungsgenossenschaft eG

Lothar Feldmann (Aufsichtsratsvorsitzender)
Berndt Erlenkötter (Vorstandsvorsitzender)