Vertreterversammlung 2020 für Vertreter
An dieser Stelle stehen Ihnen im Zusammenhang mit der Durchführung der virtuellen Vertreterversammlung im schriftlichen Verfahren am 01.12.2020 die Einladung zur Vertreterversammlung, das Begleitschreiben sowie der Geschäftsbericht zum Download zur Verfügung.
Einladung zur virtuellen Vertreterversammlung im schriftlichen Verfahren am Dienstag, 01.12.2020 nebst Bekanntmachung zum Jahresabschluss
Einladung zur virtuellen Vertreterversammlung im schriftlichen Verfahren
Sehr geehrte Vertreter/innen,
zu der am
01. Dezember 2020
stattfindenden virtuellen Vertreterversammlung im schriftlichen Verfahren laden wir Sie herzlich ein. Das Verfahren wird im begleitenden Anschreiben erläutert.
Tagesordnung:
- Vorlage der zusammengefassten Prüfungsergebnisse des Verbandes der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft Rheinland Westfalen e.V., Düsseldorf, für die Geschäftsjahre 2018 und 2019 nebst ergänzender Erklärung (Anlage 1a bis 1c)
- Vorlage des Geschäftsberichtes des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2019 einschließlich Lagebericht, Jahresabschluss und Vorschlag zur Gewinnverwendung (Anlage 2)
- Bericht des Aufsichtsrates über seine eigene Tätigkeit im Jahre 2019 (Anlage 3)
- Information des Aufsichtsrates zur Feststellung des Jahresabschlusses 2019 (Anlage 4)
- Beschlussfassung über
a) Verteilung des Bilanzgewinns 2019
b) Entlastung des Vorstandes
c) Entlastung des Aufsichtsrates
(Nach Ablauf der Erörterungsfrist werden wir den Abstimmungsbogen mit den Beschlussvorschlägen am 20.11.2020 versenden)
Den Geschäftsbericht für das Geschäftsjahr 2019 einschließlich Lagebericht, Jahresabschluss und Bericht des Aufsichtsrates haben wir Ihnen bereits mit Schreiben vom 25.05.2020 zur Verfügung gestellt. Sollten Sie diesen nicht mehr zur Hand haben, können wir Ihnen bei Bedarf ein Exemplar zur Verfügung stellen. Alternativ können Sie den Geschäftsbericht auch von unserer Homepage runterladen (www.schwelmer-wohnen.de/aktuelles/vertreterversammlung2020).
Bestimmungsgemäß liegt dieser Bericht in den Geschäftsräumen der
Schwelmer & Soziale Wohnungsgenossenschaft eG
bis zum Tage der Vertreterversammlung aus.
Mit freundlichem Gruß
SCHWELMER & SOZIALE
Wohnungsgenossenschaft eG
Lothar Feldmann
– Aufsichtsratsvorsitzender –
Anschreiben zur Einladung zur virtuellen Vertreterversammlung im schriftlichen Verfahren
Einladung zur virtuellen Vertreterversammlung im schriftlichen Verfahren
Sehr geehrte Vertreterinnen und Vertreter,
zunächst hoffen wir, dass Sie und Ihre Familie wohlauf sind und es Ihnen gut geht.
Einer langjährigen Tradition folgend, sollte unsere Vertreterversammlung im Juni 2020 stattfinden. So war unsere Planung, die spätestens ab dem 18. März 2020 mit der Ansprache der Bundeskanzlerin zu Makulatur wurde. Seither hat uns die COVID-19-Pandemie fest im Griff und hat unser Alltagsleben in einer vorher nicht vorstellbaren Art und Weise verändert. Vor diesem Hintergrund hatten Aufsichtsrat und Vorstand gemeinsam entschieden, die Vertreterversammlung auf einen noch nicht näher bestimmten Zeitpunkt in das 2. Halbjahr 2020 zu verschieben und die weitere Entwicklung zu beobachten. Hierüber hatten wir Sie mit Schreiben vom 25.05.2020 informiert, ebenso wie über die ausnahmsweise beabsichtigte Feststellung des Jahresabschlusses durch den Aufsichtsrat im Rahmen der Ausnahmeregelung im Gesetz zur Abmilderung der Folgen der Covid-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht. Außerdem hatten wir Ihnen zugesagt, die Rahmenbedingungen für Versammlungsmöglichkeiten laufend zu prüfen und Sie rechtzeitig anzusprechen, soweit eine Entscheidung über die Durchführung der Vertreterversammlung getroffen wurde. Wir hatten auch schon darauf hingewiesen, dass abhängig von der Risikolage gegebenenfalls alternativ die Möglichkeit von Beschlussfassungen im Rahmen eines schriftlichen Verfahrens geprüft werden muss.
Die Coronaschutzverordnung des Landes NRW wird abhängig vom Infektionsgeschehen regelmäßig auch in kurzen Abständen angepasst. Nachdem Versammlungen zwischenzeitlich unter bestimmten Auflagen und mit begrenzter Teilnehmerzahl grundsätzlich wieder zulässig waren, sind in der aktuellen Coronaschutzverordnung vom 30.10.2020 Veranstaltungen und Versammlungen, für die es keine gesonderten Regelungen gibt, bis zum 30. November 2020 untersagt. Sitzungen von rechtlich vorgesehenen Gremien öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher Institutionen, Gesellschaften, Parteien oder Vereine mit mehr als zwanzig, aber höchstens 250 Personen in geschlossenen Räumen bedürfen dabei der Zulassung durch die zuständigen Behörden. Voraussetzung ist allerdings, dass die Sitzung aus triftigem Grund im Monat November 2020, in Präsenz und mit der vorgesehenen Personenzahl durchgeführt werden muss. Diese Voraussetzungen sehen wir bei uns nicht gegeben. Welche Regelungen dann ab Dezember gelten werden, kann überhaupt nicht vorhergesagt werden.
Vorstand und Aufsichtsrat der Schwelmer & Soziale Wohnungsgenossenschaft eG haben die Lage mehrfach und intensiv analysiert und kommen nach jetzigem Kenntnisstand – auch in Fürsorge für Risikogruppen unter unseren Vertretern – zum Ergebnis, dass eine normale Versammlung (Präsenzversammlung) in 2020 nicht so durchgeführt werden kann, dass gesundheitliche Risiken für die Teilnehmer ausgeschlossen werden können. Ein Verzicht auf die Einhaltung der Mindestabstände käme dabei ungeachtet gesetzlicher Regelungen für uns ohnehin nicht in Frage. Der Schutz der Gesundheit und damit auch Ihre Sicherheit ist für uns das wichtigste Gut. Bei unserer Entscheidung haben wir auch berücksichtigt, dass das Infektionsgeschehen in Deutschland einen sehr dynamischen Anstieg verzeichnet, der auch den Ennepe-Ruhr-Kreis zum Corona-Risikogebiet macht. Hier wurden in der Regel über die geltenden gesetzlichen Regelungen hinaus auf kommunaler Ebene zusätzliche individuelle Maßnahmen zur Reduzierung des Infektionsgeschehens ergriffen. Davon hatte auch der Ennepe-Ruhr-Kreis mit Allgemeinverfügungen Gebrauch gemacht. Eine verlässliche Prognose der Gefährdungssituation zum Zeitpunkt einer geplanten Vertreterversammlung ist aus heutiger Sicht unmöglich, insbesondere da wir in der Vorbereitung der Versammlung eine Vorlaufzeit von mindestens 6 Wochen brauchen. Auch die Vorkehrungen zur Einhaltung der Hygiene- und Infektionsstandards, zur Steuerung des Zutritts und zur Gewährung eines Mindestabstands von 1,5 m wäre bei möglicherweise über 100 Teilnehmern in der räumlichen Planung und sicheren Umsetzung unserer Vertreterversammlung mit Unsicherheiten verbunden. Inwieweit dann zum geplanten Zeitpunkt der Versammlung Versammlungen wieder zulässig sind und welche neuen gesetzlichen Beschränkungen oder kommunale Auflagen dann bestehen, kann ebenfalls nicht vorhergesagt werden. Nicht zuletzt besteht auch das Risiko einer kurzfristigen Absage der Vertreterversammlung aufgrund eines veränderten Infektionsgeschehens. Im Ergebnis ist für eine Präsenzversammlung der Vertreter in diesem Jahr keine Planungssicherheit gegeben.
Vor diesem Hintergrund haben Aufsichtsrat und Vorstand in ihrer gemeinsamen Sitzung am 27.10.2020 in einer sorgfältigen Risikoabwägung jeweils einstimmig abschließend entschieden, die Vertreterversammlung 2020 im Wege der virtuellen Versammlung im schriftlichen Verfahren durchzuführen. Diese Möglichkeit wurde vom Gesetzgeber im Rahmen der Ausnahmeregelung im Gesetz zur Abmilderung der Folgen der Covid-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht geschaffen. Wir sind überzeugt, mit dieser Entscheidung auch verantwortlich in Ihrem Sinne zu handeln und sehen damit die demokratischen Grundrechte mit der Einbindung möglichst vieler Vertreter in die Beschlussentscheidungen am besten gewährleistet.
Diese Entscheidung ist uns sehr schwer gefallen, denn natürlich würden wir Sie viel lieber zur Versammlung persönlich begrüßen und Ihnen in diesem Rahmen auch unseren herzlichen Dank für Ihr Engagement für die Genossenschaft und ihre Mitglieder aussprechen. Wir haben aber im Rahmen des schriftlichen Verfahrens alles so eingerichtet, dass Ihre Rechte als Vertreter der Genossenschaft sichergestellt werden. Außerdem haben wir die Vorgehensweise mit unserem Prüfungsverband abgestimmt. Wir erklären Ihnen nachfolgend das Verfahren, das am ehesten noch mit der bekannten Briefwahl verglichen werden kann.
Als Anlage zu diesem Schreiben finden Sie die Einladung mit der Tagesordnung nebst Anlagen.
Die Tagesordnung enthält auch die Punkte, die noch im Jahr 2020 entschieden werden sollten und über die in der virtuellen Vertreterversammlung schriftlich mittels Abstimmungsbogen abgestimmt wird.
Auf die Durchführung der Aufsichtsratswahlen im schriftlichen Verfahren haben wir bewusst verzichtet, da die Aufsichtsratsmitglieder auch nach Ablauf ihrer satzungsgemäßen Amtszeit in Verbindung mit den Bestimmungen der Ausnahmeregelung im Gesetz zur Abmilderung der Folgen der Covid-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht bis zur Durchführung der Wahl im Amt verbleiben und somit aus unserer Sicht hier kein unmittelbarer Handlungsbedarf besteht. Die Wahlen im nächsten Jahr sollen für diese Aufsichtsratsmandate dann für den verbleibenden Rest der dreijährigen Amtsdauer erfolgen.
Wenn Sie Fragen haben, Meinungen äußern wollen, Anträge stellen oder eine Auskunft begehren, haben Sie vom Erhalt dieser Einladung bis zum Ablauf des 18.11.2020 Zeit dafür. Richten Sie Ihre Fragen etc. per E-Mail an versammlung2020@schwelmer-wohnen.de, per Post an die Genossenschaft oder rufen Sie uns unter 02336/919352 an.
Wir werden alle Vertreter schriftlich am 20.11.2020 über die eingegangenen Wortbeiträge, Anträge, Fragen und Antworten per Post zusammen mit dem Versand der Abstimmungsbögen informieren.
Nehmen Sie Ihr Informationsrecht bitte wahr. Den Geschäftsbericht 2019 mit dem Jahresabschluss, Lagebericht, Bericht des Aufsichtsrates und Vorschlag zur Gewinnverwendung hatten wir Ihnen bereits mit Schreiben vom 25.05.2020 zur Verfügung gestellt. Sollten Sie diesen nicht mehr zur Hand haben, können wir Ihnen bei Bedarf ein Exemplar zur Verfügung stellen. Alternativ können Sie den Geschäftsbericht auch von unserer Homepage runterladen (www.schwelmer-wohnen.de/aktuelles/vertreterversammlung2020). Wesentliche Informationen haben wir in der gebotenen Kürze für Sie als Anlage zur Tagesordnung zusammengefasst. Die zusammengefassten Prüfungsergebnisse des Verbandes der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft Rheinland Westfalen e.V. für die Jahre 2018 und 2019 fügen wir nebst einer ergänzenden Erklärung in Kopie bei.
Wir bitten Sie: Üben Sie Solidarität gegenüber unserer Genossenschaft und unseren Mitgliedern aus, in dem Sie sich mit großer Mehrheit an der virtuellen Vertreterversammlung im schriftlichen Verfahren beteiligen.
Nach Ablauf der vorstehend genannten Erörterungsfrist lassen wir Ihnen den Abstimmungsbogen mit gesonderter Post zukommen. Bitte merken Sie sich bereits jetzt den 01.12.2020 (Abgabefrist bis 24:00 Uhr) als Abgabetermin vor.
Nachfolgend haben wir zur besseren Übersicht die für Sie wesentlichen Termine in einem Zeitplan dargestellt:
Zeitlicher Ablauf der virtuellen Vertreterversammlung im schriftlichen Verfahren
Einberufung der Versammlung
03.11.2020
1. Einladung zur Versammlung per Post an die Vertreter
- Erläuterung des Verfahrens und der maßgeblichen Fristen
- Tagesordnung
- Mitteilung über Tag der Versammlung
- Übersendung Informationen
- Hinweis auf Frage- und Antragsrecht per Post, E-Mail und Telefon sowie die einzuhaltende Frist unter Benennung des konkreten Tags des Fristablaufs
Erörterungsphase
04.11.-18.11.2020
2. Möglichkeit der Vertreter, Fragen und Anträge per Post, E-Mail und Telefon zu stellen
Abstimmungsphase
20.11.2020
3. Übersendung des Abstimmungsbogens per Post an die Vertreter
- Hinweise zu Abstimmungszeit
- Information zu Fragen/Antworten
01.12.2020
4. Tag der Versammlung
(Eingang der Abstimmungsbögen bei der Genossenschaft bis 24:00 Uhr)
Feststellungsphase
02.12.2020
5. Auszählung der Abstimmungsbögen nach Ablauf des Tages der Versammlung
03.12.2020
6. Niederschrift der Versammlung
04.12.2020
7. Information der Vertreter über die Ergebnisse der Versammlung per Post
Sollten Sie Fragen haben, sprechen Sie uns bitte an. Wir sind gerne für Sie da.
Mit freundlichem Gruß
SCHWELMER & SOZIALE
Wohnungsgenossenschaft eG
Lothar Feldmann [Aufsichtsratsvorsitzender]
Berndt Erlenkötter [Vorstandsvorsitzender]
Bekanntmachung zum Jahresabschluss 2019
Bekanntmachung zum Jahresabschluss 2019
Vor dem Hintergrund der Einschränkungen von Versammlungsmöglichkeiten im Rahmen der COVID-19-Pandemie und der in diesem Zusammenhang beschlossenen Verschiebung der Vertreterversammlung auf einen noch nicht bestimmten Termin hat der Aufsichtsrat von der im Rahmen des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht geschaffenen Ausnahmeregelung Gebrauch gemacht und die Feststellung des Jahresabschlusses in seiner Sitzung am 16.06.2020 beschlossen.
Der Geschäftsbericht, der Lagebericht und der Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2019 mit dem Bericht des Aufsichtsrates ist in den Geschäftsräumen der
Schwelmer & Soziale Wohnungsgenossenschaft eG
Obermauerstraße 7 - 9, 58332 Schwelm
ausgelegt. Eine Einsichtnahme kann nach vorheriger Terminvereinbarung erfolgen.
Der Beschluss über die Gewinnverwendung bleibt gesetzlich der Vertreterversammlung vorbehalten. Die Festlegung und darauf basierende Zahlung einer Dividende kann daher auch grundsätzlich erst nach Beschlussfassung durch die Vertreterversammlung erfolgen.
Schwelmer & Soziale
Wohnungsgenossenschaft eG
Lothar Feldmann
(Aufsichtsratsvorsitzender)